Eingetragener Kaufmann, Abgrenzung vom Kleingewerbetreibenden, Vor- und Nachteile der Rechtsform
„Ein ehrbarer Kaufmann stellt das Leitbild für verantwortliches Handeln in der Wirtschaft dar.
Ein ehrbarer Kaufmann zeichnet sich dadurch aus, dass Werte und Tugenden wie Ehrlichkeit, Verlässlichkeit oder Integrität die Basis für das eigene Handeln darstellen.
Das Leitbild des Ehrbaren Kaufmanns hat in jüngster Zeit in der Praxis stark an Popularität gewonnen und steht in enger Beziehung zur gesellschaftlichen Verantwortung von Unternehmen.“
(Quelle: Gablers Wirtschaftslexikon)
Eingetragener Kaufmann (e. K.) ist die am meisten verbreitete Unternehmensform in Deutschland. Es handelt sich dabei immer um ein Einzelunternehmen. Wenn sich mehrere Kaufleute in einer Unternehmung zusammentun, bilden sie eine OHG, Offene Handelsgesellschaft.
In diesem Beitrag “Eingetragener Kaufmann (e. K.)” vermittle ich Ihnen das notwendige Grundwissen für eine Entscheidung für diese Rechtsform.
A. Überblick Eingetragener Kaufmann (e. K.)
Rechtsformen-Typ: Einzelunternehmen
- Geeignet für: Gründer, die alleine starten und keine erhöhten Haftungsrisiken erwarten.
- Anzahl der Inhaber: Eine natürliche Person.
- Gegenstand des Unternehmens: Möglich für alle gesetzlich zulässigen gewerblichen Tätigkeiten.
- Sitz der Firma: In der Bundesrepublik Deutschland.
- Haftung: Unbeschränkt mit dem gesamte Geschäfts- und Privatvermögen des Inhabers.
- Stammkapital: Keines erforderlich.
- Gründungskosten: Ab ca. 200 Euro inkl. HR-Eintragung und Gewerbeanmeldung.
- Eintrag ins Handelsregister: Ja, Eintrag in Abteilung HR A.
- Wichtigste Anmeldungen bei: Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt, IHK bzw. HWK.
- Publizitätspflicht: Keine Pflicht zur Offenlegung des Jahresabschlusses (außer bei Einzelunternehmen mit erheblichem Umfang, z. B. mehr als 130 Mio. Euro Jahresumsatz).
- Buchführung: Doppelte Buchführung, Bilanzierung, Inventur sind erforderlich.
- Steuern: Einkommensteuer, Gewerbesteuer (nicht für Freiberufler und Land- und Forstwirte), Umsatzsteuer, Lohnsteuer.
- Geschäftsleitung: Inhaber oder bevollmächtigter Prokurist.
- Bezeichnung: Firma (Personenfirma, Fantasiefirma, Sachfirma, Mischfirma) mit Zusatz e.K., e.Kfr., e.Kfm.
- Rechtsgrundlagen: HGB, GewO.
B. Abgrenzung Kleingewerbetreibender – Eingetragener Kaufmann (e.K.)
Im Wesentlichen ist der eingetragene Kaufmann (e. K.) vom nicht eingetragenen Einzelunternehmer zu unterscheiden, also dem Kleingewerbetreibenden.
Solange ein Unternehmen nach Art und Umfang der Geschäftstätigkeit keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert, gilt der Inhaber als Kleingewerbetreibender. Mit der Folge: Er kann sich freiwillig als eingetragener Kaufmann (e. K.) eintragen lassen, muss es aber nicht.
Mit anderen Worten: Falls Art und Umfang des Betriebes „klein genug“ sind, wird der Unternehmer als Kleingewerbetreibender behandelt. Sein Unternehmen muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden, das Handelsgesetzbuch findet für ihn keine Anwendung, es gilt nur das BGB.
Überschreitet das Unternehmen diese Grenze, gilt der Inhaber nicht mehr als Kleingewerbetreibender, sondern als Kaufmann und ist zur Eintragung verpflichtet.
Als Kaufleute gelten im Übrigen kraft Gesetz die Handelsgesellschaften. Das sind die Personenhandelsgesellschaften OHG und KG sowie die Kapitalgesellschaften AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien und GmbH.
Ob der Inhaber eines Unternehmens als Kleingewerbetreibender oder als Kaufmann anzusehen sind, wird in einer Gesamtschau anhand einer Reihe von Kriterien beurteilt.
Diese Kriterien bieten allerdings nur grobe Anhaltspunkte. Klare gesetzliche Vorgaben bestehen nicht. Je mehr der nachfolgenden Kriterien mit „ja“ zu beantworten sind, desto eher ist der Inhaber des Unternehmens zur Eintragung verpflichtet.
Von besonderer Bedeutung ist der Umsatz bzw. Gewinn pro Jahr. Werden diese Schwellenwerte überschritten, besteht voraussichtlich eine entsprechende Pflicht zur Eintragung.
Mögliche Kriterien sind:
- die Menge der Produkte und Leistungen;
- die Vielzahl der Geschäftsbeziehungen;
- die Höhe der Kreditaufnahme
- die Höhe des Betriebsvermögens (Grenzwert liegt bei 100.000,00 €)
- die Anzahl der Mitarbeiter (Grenzwert liegt bei 5)
- der Jahresumsatz (Grenzwert liegt bei 250.000,00 €)
- die Zahl der Betriebsstätten (Filialbetriebe – ja/nein)
- Vertrieb der Produkte oder Leistungen ins Ausland
Auch, wenn ein einzelner Grenzwert überschritten wird, kann das Unternehmen immer noch als kleingewerblich eingestuft werden. Wenn aber mehrere dieser Kriterien bzw. Grenzwerte gegen ein kleingewerbliches Unternehmen sprechen, wird i. d. R. ein eintragungspflichtiges Unternehmen angenommen.
Empfehlung:
Bitten Sie im Zweifelsfall die zuständige Industrie- und Handelskammer um eine Beurteilung Ihrer Situation, dann wissen Sie woran Sie sind. Vor allem machen Sie dann Ihre Buchhaltung korrekt und riskieren nicht wegen Verletzung der Buchführungspflichten später belangt zu werden.
Keine Kaufleute sind:
Da Freiberufler sowie Land- und Forstwirte keine Gewerbetreibenden sind, sind diese Gruppen von der Pflicht der Eintragung nicht betroffen. Sie sind folglich auch niemals Kaufleute.
C. Vorteile
Die wesentlichen Vorteile des eingetragenen Kaufmanns (e.K.) gegenüber dem Kleingewerbetreibenden:
I. Imagegewinn
Als eingetragener Kaufmann (e. K.) ist er im Handelsregister eingetragen und genießt dadurch einen erheblichen Vertrauensvorschuss. Das wirkt professionell.
Der eingetragene Kaufmann (e. K.) zeigt anhand der Eintragung und der Bezeichnung als „eingetragener Kaufmann“ nach außen, dass er sich nach den vergleichsweise strengen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs richtet. Dies bringt deutliche Vorteile für die Zusammenarbeit mit Kunden, Banken oder Behörden.
II. Freie Namenswahl, Firma
Der eingetragene Kaufmann (e. K.) hat die Möglichkeit, sich einen Namen für sein Unternehmen – Firma, § 17 HGB – auszusuchen und diesen Namen zu führen.
Als Einzelkaufmann ist er dann nicht an seinen persönlichen Vor- und Nachnamen gebunden. Die Firma kann auch Sachbezeichnungen, Fantasiebezeichnungen oder Buchstabenkombinationen enthalten, solange hierdurch nicht über die Art und den Umfang des Geschäftsbetriebs oder den Geschäftsinhaber getäuscht wird.
Der Firmenname kann einen eigenen immateriellen Wert (Firmenwert) darstellen, der den Wert Ihres Unternehmens insgesamt erhöht. Bei einem Verkauf kann der alte Name fortgeführt und damit auch das mit dem Namen des Unternehmens verbundene Ansehen übertragen werden, wovon der neue Inhaber profitiert.
III. Keine Formvorschriften
Unter Kaufleuten gelten bestimmte Formvorschriften nicht, zum Beispiel die Schriftform bei Bürgschaften. Dadurch wird die geschäftliche Zusammenarbeit unbürokratischer und kann schneller abgewickelt werden.
IV. Prokura
Eingetragene Kaufleute können Mitarbeitern Prokura – §§ 48 ff. HGB – erteilen und sie insoweit im gesetzlich beschriebenen Umfang bevollmächtigen.
D. Nachteile
Die wesentlichen Nachteile des eingetragenen Kaufmanns (e.K.) gegenüber dem Kleingewerbetreibenden:
I. Buchführungs- und Bilanzierungspflichten
Der eingetragene Kaufmann (e.K.) hat die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu wahren. Von der Bilanzierungspflicht – dann Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) – ist er ausnahmsweise befreit, wenn er in zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Umsatzgrenze von 600.000,00 € Euro und die Gewinnschwelle von 60.000,00 € nicht überschreitet. Diese Grenzen gelten für Geschäftsjahre ab 01.01.2016.
Hinweis:
Ein Kaufmann, der im Handelsregister eingetragen sein müsste, jedoch sein Unternehmen nicht eingetragen hat – bzw. die Eintragung „vergessen“ hat – und seinen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten nicht im Sinne des HGB nachgekommen ist, kann ein strafrechtliches Problem bekommen. Spätestens im Insolvenzfall hat der Kaufmann korrekt geführte Handelsbücher vorzulegen, ansonsten kann er wegen einer Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe belangt werden.
II. Keine Schutz- und Warnfunktion
Da bestimmte Formvorschriften nicht gelten, ist insbesondere bei Vertragsstrafeversprechen, Bürgschaften, Schuldanerkenntnissen, Schuldversprechen und Gerichtsstandsvereinbarungen Vorsicht geboten.
III. Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Als eingetragener Kaufmann müssen Ihre Geschäftsbriefe die folgenden Angaben enthalten:
- Firma
- Rechtsformzusatz
- Sitz des Unternehmens
- Registergericht und Handelsregister-Nummer
IV. Kosten
Der Antrag auf Eintragung muss notariell beglaubigt werden. Für die Eintragung beim Amtsgericht fallen Gebühren an.
Jede relevante Veränderung wie Firma, Geschäftssitz oder Inhaber ist im Handelsregister zu aktualisieren. Dies muss im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht werden.
Der eingetragene Kaufmann (e.K.) zahlt einen höheren IHK-Beitrag als ohne Eintragung. Die Höhe kann auf der Homepage der zuständigen IHK ermittelt werden.
E. Handelsgesetzbuch (HGB)
Der Hauptunterschied zwischen beiden Formen des Einzelunternehmers liegt darin, dass für den eingetragenen Kaufmann (e. K.) das Handelsgesetzbuch (HGB) Anwendung findet. Er betreibt somit ein Handelsgewerbe.
Für den Kleingewerbetreibenden gilt nur das Privatrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).
Die Anwendung des Handelsrechts zieht einige weitere Rechte und Pflichten nach sich:
I. Anmeldungen
1. Die wesentliche Pflicht des kaufmännischen Unternehmers besteht in der Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Die Eintragung ins Handelsregister muss durch einen Notar erfolgen.
Dieser Sinn und Zweck des Handelsregisters ist, der Öffentlichkeit die gewünschten Informationen über die kaufmännisch geführten Unternehmen in Deutschland zu bieten. Daher kann das Handelsregisterverzeichnis von jedermann eingesehen werden, auch online unter „Unternehmensregister“.
Dies dient der Rechtssicherheit vor dem Abschluss von Verträgen, und jeder Verbraucher oder Geschäftskunde kann feststellen, mit wem er Geschäfte tätigt.
2. Nach der erledigten Eintragung ins Handelsregister hat der Gründer einen wichtigen Teil seiner Gründung bereits erledigt. Er muss nun noch die verbleibenden anderen Gründungsschritte des Einzelunternehmers durchlaufen. Das sind:
- Gewerbeanmeldung
- Anmeldung Finanzamt
- Anmeldung IHK oder HWK
- Anmeldung Arbeitsagentur (falls Angestellte beschäftigt werden sollen)
II. Kaufmännische Bestätigungsschreiben
Für Kaufleute gilt die Regel des kaufmännischen Bestätigungsschreibens.
Dieses bedeutet: Falls der Kaufmann ein Schreiben mit einem falschen Sachverhalt erhält, muss er diesem falschen Sachverhalt zeitnah widersprechen. Unterlässt er den Widerspruch, kommt dies der Bestätigung des falschen Sachverhalts gleich.
Wenn also z. B. ein Kunde gegenüber dem Kaufmann behauptet, die vom Kaufmann gelieferte Ware sei fehlerhaft, so würde der Kaufmann den Mangel letztlich anerkennen, falls er dieser Aussage nicht nachweislich und zeitnah widerspricht.
Auch falsche Verhandlungsprotokolle müssen vom eingetragenen Kaufmann sofort richtiggestellt werden, ansonsten akzeptiert er die hier getroffenen Aussagen.
III. Rügepflicht
Ähnlich verhält es sich mit der sog. Rügepflicht. Der Kaufmann muss eine neu gekaufte Sache sofort auf ihren einwandfreien Zustand hin untersuchen und bei Mängeln umgehend reklamieren. Ansonsten verliert er u. U. sein Recht auf Gewährleistung.
IV. Weitere Sonderrechte
Gegenüber den Kleingewerbetreibenden haben eingetragene Kaufleute einige Extra-Rechte, die sich aus dem HGB für sie ergeben.
So können sie – ebenso wie juristische Personen – den Gerichtsstand in ihren AGB frei vereinbaren.
Bei Nicht-Kaufleuten orientiert sich der Gerichtsstand hingegen an den gesetzlichen Vorgaben, dies ist regelmäßig der Ort des Beklagten.
Der Kaufmann jedoch kann mit seinen Lieferanten vereinbaren, dass der Gerichtsstand z. B. am Sitz seines Unternehmens ist. Das kann sich für ihn im Streitfall vorteilhaft auswirken.
Weitere Rechte des Kaufmanns im Gegensatz zum Nicht-Kaufmann:
- er kann Bürgschaften ohne Schriftform erteilen,
- er kann bei säumigen Zahlern Zinsen vom Tag der Fälligkeit an verlangen,
- er kann bei säumigen Zahlern von einem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen.
F. Haftung
In Haftungsfragen ist der eingetragene Kaufmann nicht besser gestellt als der Kleingewerbetreibende.
Er haftet wie dieser voll mit seinem gesamten betrieblichen und privaten Vermögen.
Wer Zweifel hat, ob das zu gründende Gewerbeunternehmen erhebliche Risiken mit sich bringt, sollte sich über die Gründung einer Kapitalgesellschaft informieren, etwa einer UG (haftungsbeschränkt) oder GmbH.
G. Steuern
Beim eingetragenen Kaufmann fallen Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer an. Es gelten die gleichen Pflichten wie für alle Einzelunternehmen.
Bei der Gewerbesteuer gilt ein Freibetrag bis 24.500,00 €.
Bei einem kleineren Gewerbeertrag fällt beim eingetragener Kaufmann demnach keine Gewerbesteuer an.
Der evtl. darüber hinausgehende Gewerbeertrag wird mit der Steuermesszahl von 3,5 % sowie dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde versteuert.
Die entrichtete Gewerbesteuer wird wiederum mit der Einkommensteuer des Kaufmanns verrechnet (Faktor 3,8 des Gewerbesteuermessbetrags), sodass sich aus der Gewerbesteuer in der Regel erst ab einem Hebesatz der Gemeinde von 400 % oder mehr eine Mehrbelastung ergibt.
Selbstverständlich stehe ich Ihnen auch persönlich für eine umfassende Beratung zur Verfügung.