GmbH-Geschäftsführer – Anforderungen an die Geschäftsverteilung (BGH II ZR 11/17)

Nach dem Urteil des BGH vom 06.11.2018 setzt eine Geschäftsverteilung oder Ressortaufteilung auf der Ebene der Geschäftsführung eine klare und eindeutige Abgrenzung der Geschäftsführungsaufgaben auf Grund einer von allen Mitgliedern des Organs mitgetragenen Aufgabenzuweisung voraus, die die vollständige Wahrnehmung der Geschäftsführungsaufgaben durch hierfür fachlich und persönlich geeignete Personen sicherstellt und ungeachtet der Ressortzuständigkeit eines einzelnen Geschäftsführers die Zuständigkeit des Gesamtorgans insbesondere für nicht delegierbare Angelegenheiten der Geschäftsführung wahrt.

Eine diesen Anforderungen genügende Aufgabenzuweisung bedarf nach Ansicht des II. Zivilsenats nicht zwingend einer schriftlichen Dokumentation.

Wenngleich dies regelmäßig das naheliegende und geeignete Mittel für eine klare und eindeutige Aufgabenabgrenzung darstelle, müsse vielmehr unter Berücksichtigung der konkreten Verhältnisse im Einzelfall bestimmt werden, ob und ggf. in welchem Umfang eine solche Dokumentation erforderlich ist.

1. Ressortaufteilung als Leitungsaufgabe

Der II. Zivilsenat stellt im Ausgangspunkt klar, dass dem Bedürfnis nach Arbeitsteilung auf Geschäftsführungsebene durchaus in einem mehrköpfigen Leitungsorgan durch eine Zuordnung der einzelnen Aufgaben Rechnung getragen werden darf.

Da die Organisation der Geschäftsführungsaufgaben wie die Aufgabenwahrnehmung selbst Teil der mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes (§ 43 Abs. 1 GmbHG) zu erledigen Unternehmensleitung ist, haben die Geschäftsführer hierbei denselben Sorgfaltsmaßstab einzuhalten.

Ferner wird durch den II. Zivilsenat klargestellt, dass die Pflicht des nach einer zulässigen Aufteilung der Aufgaben nicht zur eigenen Erledigung zuständigen Geschäftsführers sich durch die Zuständigkeitsregelung in eine Pflicht zur Überwachung des mit der Aufgabenerledigung befassten Kollegen wandelt und er ggf. auch zum Einschreiten verpflichtet ist.

2. Zuweisung sämtlicher Geschäftsführungsaufgaben

Die vom BGH vorgegebene Notwendigkeit einer klaren und eindeutigen Zuordnung sämtlicher Geschäftsführungsaufgaben an jeweils fachlich und persönlich geeignete Personen, die von allen mitgetragen wird, und die Zuständigkeit des Gesamtorgans für nicht delegierbar Aufgaben wahrt, verdient uneingeschränkt Zustimmung.

Zum einen muss aufgrund der – mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns wahrzunehmenden – Gesamtverantwortung der Geschäftsführer und ihrer allumfassenden Zuständigkeit und Verantwortlichkeit selbstverständlich für sämtliche Angelegenheiten der GmbH eine lückenlose Zuweisung sämtlicher anfallender Aufgaben erfolgen.

Aus Gründen der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit sowie zur Vermeidung von Missverständnissen hinsichtlich der konkreten Zuständigkeit und einem entsprechenden Kompetenzgerangel muss ebenso selbstverständlich der Pflichtenkreis jedes Einzelnen im Vorhinein eindeutig definiert und dies von allen Geschäftsführern einvernehmlich mitgetragen werden.

Bei einer solchen von den Geschäftsführern vorgenommenen Zuordnung dürfen weder Zweifel über die Abgrenzung einzelner Aufgaben entstehen noch über die Person des für die Erledigung jeweils Verantwortlichen.

Denn nur dies verhindert effektiv, dass sich die Geschäftsführer gegenseitig die Verantwortung zuschieben. Gleichzeitig dient eine solch klare Zuweisung sämtlicher Aufgaben der Haftungs- und Schadensprävention, bietet sie doch den Geschäftsführern einen sicheren Orientierungsrahmen und lässt allfällige Verantwortlichkeitslücken erkennen.

Der Zuschnitt der einzelnen Ressorts und die Verteilung der Aufgaben sollten sich dabei an den Kompetenzen der Organmitglieder orientieren und periodisch, jedenfalls aber bei einem personellen Wechsel kritisch überprüft werden.

Liegt eine ausreichende Aufteilung, die jede einzelne Aufgabe in den Zuständigkeitsbereich mindestens eines für die Erledigung qualifizierten Geschäftsführers verweist, nicht vor, so bleibt es bei der solidarischen Haftung aller Geschäftsführer gem. § 43 Abs. 2 GmbHG wegen Organisationsverschuldens.

Zum anderen sind nicht sämtliche Geschäftsführungsaufgaben einer Ressortaufteilung uneingeschränkt zugänglich. Es besteht deswegen in der Tat die vom BGH formulierte inhaltliche Einschränkung, dass die jeweilige Aufgabe überhaupt „ressortfähig“ sein muss.

Für die – in dem vom BGH entschiedenen Streitfall in Rede stehenden – Insolvenzantrags- und Masseerhaltungspflichten ist dies gerade nicht der Fall, weil dieserhalb eine unteilbare Gesamtverantwortung des Geschäftsführergremiums besteht.

Dies gilt etwa auch für die Meldepflichten gegenüber dem Handelsregister und die Aufstellung, Vorlage sowie die Unterzeichnung des Jahresabschlusses.

3. Kein Schriftformerfordernis

Eine im Vorhinein schriftlich fixierte Verteilung der Aufgaben hält der II. Zivilsenat für eine wirksame Begrenzung des Verantwortungsbereichs nicht für zwingend erforderlich.

Da das Gesetz dazu konkrete Vorgaben nicht enthält, könne sich ein Schriftformerfordernis nur mit der Erwägung rechtfertigen, dass auf andere Weise den Vorgaben an eine sorgfältige Unternehmensleitung nicht Rechnung getragen werden kann.

Dies könne aber nicht allgemein für jede in Betracht kommende Fallgestaltung angenommen werden.

4. Ausdrücklichen Zuweisung nicht notwendig

Nach Ansicht des II. Zivilsenat ist es darüber hinaus nicht einmal unbedingt notwendig, dass die Aufgabenverteilung ausdrücklich vereinbart wird.

Zwar berge eine bloß faktische oder eine stillschweigend vorgenommene Aufteilung das Risiko von Missverständnissen über die konkrete Abgrenzung der Geschäftsführungsaufgaben typischerweise in sich, was den Geboten der Klarheit und Eindeutigkeit widerspreche.

Es sei aber nicht ausgeschlossen, dass eine auf einer faktischen Arbeitsteilung oder einer stillschweigenden Übereinkunft beruhende Geschäftsverteilung oder Ressortaufteilung durch ihre tatsächliche Handhabung zu einer den Anforderungen genügenden Aufgabenzuweisung erstarkt.

Trotz der Entscheidung des BGH dürfte es sich in der Praxis zur Vermeidung sowohl von Missverständnissen als auch von Abgrenzungs- und Kompetenzfragen regelmäßig empfehlen, eine ausdrückliche und schriftliche Aufteilung der anfallenden Geschäftsführungsaufgaben vorzunehmen.

Die Erwägungen des BGH sollte jedenfalls nicht als Gestaltungsempfehlung missverstanden werden.

Sofern eine schriftliche Form bei einer Ressortaufteilung nicht eingehalten wurde, mag sich ein Geschäftsführer im Nachhinein bei seiner Inanspruchnahme im Rahmen seiner Verteidigungsstrategie ggf. darauf berufen, dass eine solche schriftliche Fixierung nach den höchstrichterlichen Grundsätzen nicht erforderlich ist.

Er hat dann aber gemessen an den Vorgaben des BGH konkrete Umstände substantiiert vorzutragen, warum die gewählte Organisationsform der Verteilung der Geschäfte sachgerecht ist und mit ihr den Geboten der Klarheit und Eindeutigkeit der Aufgabenverteilung im Hinblick auf die Verhältnisse der von ihm geleiteten GmbH sowie im Blick auf die Art und Weise der Verteilung der Geschäfte genügend Rechnung getragen wird.

Ob dies dann gelingen wird, ist mit einer gewissen Skepsis abzuwarten.

5. Verbleibende Überwachungspflicht

In der Entscheidung des II. Zivilsenates vom 06.11.2018 wird ausdrücklich bestätigt, dass jedem Geschäftsführer aufgrund der Gesamtverantwortung und kraft der Allzuständigkeit der Geschäftsführer anstelle der auf eine eigene Aufgabenwahrnehmung gerichteten Pflicht bei einer an sich zulässigen Geschäftsverteilung die – wiederum gem. § 43 Abs. 1 GmbHG mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu erfüllende – Pflicht zur Überwachung des ressortzuständigen Geschäftsführers obliegt.

Kommt ein Geschäftsführer dieser Kontrollpflicht nicht nach oder verletzt er seine Pflicht zum Einschreiten oder zum Widerspruch und entsteht der Gesellschaft hierdurch ein Schaden, so haftet er gem. § 43 Abs. 2 GmbHG bzw. hat er nach § 64 GmbHG für Zahlungen der Gesellschaft einzustehen.

Zwar darf und muss sich der ressortunzuständige Geschäftsführer aus dem Aufgabengebiet seiner Kollegen heraushalten. Entspricht die Ressortaufteilung den vom BGH definierten Voraussetzungen, darf der Geschäftsführer im Grundsatz auch davon ausgehen, dass seine Kollegen die ihnen zugewiesenen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen und ihrer Informationspflicht ihm gegenüber nachkommen.

Gleichwohl bleibt aber stets die Pflicht zur gegenseitigen und wechselseitigen effektiven Kontrolle, die sich keinesfalls auf ein „blindes Vertrauen“ beschränken darf.

Kann ein Geschäftsführer seiner Überwachungspflicht nicht nachkommen, hat er zwecks Vermeidung seiner persönlichen Haftung sein Amt notfalls niederzulegen.

Ein ressortunzuständiger Geschäftsführer kann sich jedenfalls nicht mit Erfolg darauf berufen, es habe aufgrund der Geschäftsverteilung eine Kontrollmöglichkeit nicht bestanden.

Ob eine ausreichende Kontrolle und Überwachung vorgenommen wurden, ist revisionsrechtlich nur eingeschränkt überprüfbar.

Der BGH prüft insoweit zwar nur, ob der Tatrichter alle maßgeblichen Umstände berücksichtigt und nicht gegen Denkgesetze oder Erfahrungssätze verstoßen hat.

Trotz dieses nur eingeschränkten Kontrollmaßstabes werden in der Entscheidung vom 06.11.2018 einige in der Praxis ernstzunehmende Leitlinien formuliert:

Danach entlastet ein bewusstes Verschweigen und Vorenthalten von Informationen durch den ressortzuständigen Geschäftsführer den anderen jedenfalls nicht. Werden Informationen (bewusst) vorenthalten, darf ein Geschäftsführer sich damit auch nicht abfinden.

Er hat vielmehr einen – dann auch sehr nachdrücklich einzufordernden – Anspruch auf umfassende Informationen über sämtliche Angelegenheiten der Gesellschaft, auch wenn sein Ressort nicht betroffen ist.

Dazu kann und muss er sämtliche Informationsquellen nutzen, auf eine Befragung des ressortzuständigen Geschäftsführers ist er nicht beschränkt.

Eine solche „Information“ ist nach Auffassung des BGH allein auch nicht ausreichend. Zumindest muss sich der betroffene Geschäftsführer auf der Basis konkreter Besprechungsinhalte und mit gezielten Nachfragen ein eigenes Bild machen, was beispielsweise im kaufmännisch-buchhalterischen Bereich regelmäßig jedenfalls einen Abgleich der erhaltenen mündlichen Auskünfte im Rahmen einer Plausibilitätsprüfung mit den wesentlichen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens (z.B. in Form von betriebswirtschaftlichen Auswertungen) erfordert.

Ob insoweit weitere Kontrollen des Geschäftsführerkollegen im Blick auf die Finanz-, Liquiditäts- und Wirtschaftslage der Gesellschaft notwendig sind, ist nach den höchstrichterlichen Vorgaben innerhalb eines Geschäftsjahres anhand einer Würdigung der aus den Jahresabschlüssen ersichtlichen Geschäftszahlen der Gesellschaft und dem konkreten Vorbringen des Kollegen dazu sowie der Erkenntnisse von den aktuellen Geschäftsabläufen zu entscheiden.

Eine lediglich sporadische Kenntnisnahme der Kontostände oder eine jährliche Durchsicht der Geschäftszahlen wird zur Kontrolle des für den kaufmännischen Bereich zuständigen Geschäftsführers dabei nicht genügen.

Ergeben sich bei der Überwachung der Geschäftstätigkeit eines Mitgeschäftsführers Indizien dafür, dass eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung durch ihn nicht gewährleistet ist, etwa weil diesem die notwendige Qualifikation und Fachkompetenz fehlt, so besteht für die ressortunzuständigen Geschäftsführer die Pflicht zum Widerspruch und zum aktiven Einschreiten.

Notfalls hat die Gesamtheit der Geschäftsführer jede einzelne Maßnahme oder sogar das gesamte Ressort an sich zu ziehen. Die Intensität der notwendigen Überwachung ist abhängig von der Art der Funktionsteilung, der sachlichen Nähe der betreffenden Aufgaben zum eigenen Ressort und der Bedeutung des fraglichen Vorgangs für die Gesellschaft.

Bezüglich der Wahrnehmung öffentlich-rechtlicher Pflichten, wie der Pflicht zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern, zur Buchführung und zur Insolvenzantragstellung, hat jeder Geschäftsführer schon zur Vermeidung einer eigenen Inanspruchnahme einen besonders strengen Maßstab anzulegen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Gesellschaft in einer Krise befindet.

Obwohl die Erwägungen des BGH zur gebotenen Kontrolldichte völlig berechtigt sind, darf auf der anderen Seite nicht übersehen werden, dass es für einen Geschäftsführer im Tagesgeschäft nicht immer leicht zu bewerkstelligen sein wird, die Balance zwischen einer notwendigen Überwachung der Mitgeschäftsführer einerseits und einem im Interesse einer konstruktiven sowie kollegialen Zusammenarbeit notwendigen Vertrauen andererseits zu finden.