Die fortschreitende Digitalisierung prägt zunehmend das Unternehmensrecht und stellt Unternehmen vor neue rechtliche sowie praktische Herausforderungen.
Insbesondere virtuelle Gesellschafterversammlungen in der GmbH erfordern eine sorgfältige Planung und Durchführung, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Gesellschafter gerecht zu werden.
Zunächst ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen genau zu kennen.
Des Weiteren wird dargestellt, welche technologischen Lösungen sich am besten für die Durchführung virtueller Versammlungen eignen, wie z.B. spezielle Software für Videokonferenzen, die eine hohe Datensicherheit gewährleisten und gleichzeitig einfach zu bedienen sind. Auch die Aspekte der Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit werden hierbei nicht vernachlässigt, um eine hohe Teilnahmequote der Gesellschafter zu sichern.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf den Best Practices zur Gestaltung der Tagesordnung, der Einladungsprozedur und der Protokollierung, um die Effektivität der Versammlungen zu maximieren und rechtliche Risiken zu minimieren. Dazu gehört auch, wie Abstimmungen sicher und nachvollziehbar online durchgeführt werden können.
Abschließend erhalten Sie Empfehlungen zur virtuellen Gesellschafterversammlung, wie Sie durch die strategische Planung und Vorbereitung typische Fallstricke vermeiden und die Akzeptanz sowie Zufriedenheit unter den Gesellschaftern fördern können. Mit der richtigen Herangehensweise wird die virtuelle Gesellschafterversammlung zu einem effizienten und produktiven Bestandteil Ihrer Unternehmensführung.
I. Digitalisierung im Unternehmensrecht: Virtuelle Gesellschafterversammlungen als Zukunftsmodell
Die Digitalisierung hat das Unternehmensrecht tiefgreifend verändert, und virtuelle Gesellschafterversammlungen sind zu einem zentralen Element dieser Entwicklung geworden. Diese Form der Versammlung ist weit mehr als eine bloße Alternative zu traditionellen Methoden; sie ist eine notwendige Anpassung an moderne Geschäftspraktiken und rechtliche Anforderungen.
Ein entscheidender Aspekt ist das umfassende Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen. Nach § 48 des GmbH-Gesetzes müssen Versammlungen so organisiert werden, dass alle Mitglieder ihre Rechte vollständig ausüben können. Dies bildet die rechtliche Grundlage für die Implementierung von Technologien, die eine umfassende Teilnahme ermöglichen.
Technologische Lösungen sind dabei unverzichtbar. Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams bieten essentielle Funktionen für die Durchführung virtueller Versammlungen, darunter sichere Abstimmungsprozesse und den Austausch von Dokumenten in Echtzeit. Diese Technologien ermöglichen nicht nur eine effiziente Kommunikation, sondern gewährleisten auch die Einhaltung von Datenschutzstandards und rechtlichen Anforderungen.
Die Planung und Durchführung einer virtuellen Gesellschafterversammlung erfordert auch die sorgfältige Gestaltung der Tagesordnung und der Einladungsverfahren. Es ist entscheidend, transparente Kommunikationskanäle zu etablieren, die sicherstellen, dass alle Gesellschafter rechtzeitig und umfassend informiert werden. Diese Vorbereitungen sind notwendig, um eine hohe Beteiligungsrate und informierte Entscheidungsfindung zu fördern.
Abschließend ist die Nachbereitung von großer Bedeutung. Das sorgfältige Protokollieren der Beschlüsse und die Veröffentlichung der Ergebnisse sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidungen. Dies stärkt nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Vertrauen der Gesellschafter in das Verfahren und die Unternehmensführung.
II. Rechtliche Rahmenbedingungen für virtuelle Gesellschafterversammlungen
In Zeiten digitaler Transformation sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Durchführung virtueller Gesellschafterversammlungen unerlässlich.
Ein Schlüsselelement der rechtlichen Anpassungen ist die Neufassung des § 48 im GmbH-Gesetz (GmbHG), der die Möglichkeit für Gesellschafter eröffnet, ohne physische Anwesenheit an Abstimmungen teilzunehmen. Diese Gesetzesänderung ist eine direkte Antwort auf die Notwendigkeit, modernen Geschäftspraktiken mehr Raum zu geben und gleichzeitig rechtliche Sicherheit zu bieten.
Es ist aber von entscheidender Bedeutung, dass die Satzung Ihrer Gesellschaft ausdrücklich die Abhaltung virtueller Versammlungen ermöglicht.
Notwendige Anpassungen sollten nicht nur detaillierte Regelungen zu Einladungsverfahren, Tagesordnung und technischen Anforderungen beinhalten, sondern auch gewährleisten, dass alle Gesellschafter effektiv und gleichberechtigt teilnehmen können. Diese Maßnahmen schützen nicht nur die Rechtssicherheit der gefassten Beschlüsse, sondern verteidigen auch aktiv die Interessen der Gesellschafter.
Unternehmen sind aufgefordert, ihre Satzungen regelmäßig zu überprüfen und entsprechend den gesetzlichen Entwicklungen zu aktualisieren, um Compliance zu sichern und zukünftige rechtliche Herausforderungen zu minimieren.
III. Technische Standards für sichere virtuelle Gesellschafterversammlungen
Die Durchführung von virtuellen Gesellschafterversammlungen erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung, sondern auch den Einsatz modernster Technologien, um Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.
Zuverlässige Internetverbindung
Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist grundlegend, um Unterbrechungen während der Versammlung zu vermeiden. Unternehmen sollten in hochwertige Internetdienste investieren und gegebenenfalls Backup-Lösungen bereitstellen.
Geeignete Videokonferenz-Software
Für die Abhaltung virtueller Versammlungen ist eine zuverlässige Videokonferenz-Software unerlässlich. Beispiele für bewährte Plattformen:
- Zoom: Bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität.
- Microsoft Teams: Integriert sich nahtlos in Office 365 und bietet umfassende Funktionen für große Unternehmensumgebungen.
- Cisco Webex: Eine weitere sichere Option, die speziell für Unternehmensanforderungen entwickelt wurde, mit starken Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmechanismen.
- GoToMeeting: Bietet robuste Sicherheitsfeatures, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind.
Sichere Authentifizierungsverfahren
Um die Identität der Teilnehmer zu verifizieren, sollten mehrfaktorielle Authentifizierungsprozesse implementiert werden. Dies schützt vor unbefugtem Zugriff und stellt sicher, dass nur berechtigte Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen.
Verschlüsselte Kommunikationskanäle
Die Verwendung von Verschlüsselung ist entscheidend, um die Übertragung sensibler Unternehmensdaten zu schützen. Alle Daten, die während der Versammlung übermittelt werden, sollten durch fortschrittliche Verschlüsselungstechniken gesichert sein.
Strenge Zugangskontrollen
Zugangskontrollmechanismen müssen konsequent durchgesetzt werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Versammlung zu gewährleisten. Dazu gehört die Vergabe von Zugangsrechten nur an berechtigte Personen und die fortlaufende Überwachung der Zugriffsaktivitäten.
IV. Durchführung und Dokumentation virtueller Versammlungen
Die korrekte Durchführung und Dokumentation von virtuellen Gesellschafterversammlungen ist essenziell, um die Rechtswirksamkeit der Beschlüsse sicherzustellen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Sorgfältige Vorbereitung
Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg einer virtuellen Gesellschafterversammlung. Dies beginnt mit der rechtzeitigen und formgerechten Einladung der Gesellschafter. Die Einladung sollte alle relevanten Informationen zur Teilnahme, inklusive Tagesordnung, Zugangsdaten zur verwendeten Videokonferenzplattform und Informationen zum technischen Support, enthalten.
Technischer Support
Um technische Probleme zu minimieren, sollten Unternehmen technische Support-Möglichkeiten bereitstellen. Dies kann die Einrichtung eines dedizierten Helpdesks vor und während der Versammlung umfassen, um sicherzustellen, dass alle Gesellschafter teilnehmen können.
Sicherstellung der Beschlussfähigkeit
Es muss im Vorfeld geklärt werden, wie die Beschlussfähigkeit virtuell festgestellt und dokumentiert wird. Dies kann durch vorab gesendete Zustimmungserklärungen oder eine elektronische Präsenzliste erfolgen, auf der sich Teilnehmer zu Beginn der Versammlung registrieren.
Lückenlose Protokollierung
Die Protokollierung der Versammlung ist entscheidend. Elektronische Protokolle sollten alle Diskussionen, gestellten Fragen und Abstimmungsergebnisse umfassen. Die Protokolle müssen von einem dazu befugten Protokollführer erstellt und anschließend elektronisch signiert werden, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
Sichere Speicherung und Zugänglichkeit
Die gespeicherten Daten, inklusive Protokolle und Abstimmungsergebnisse, müssen auf sicheren Servern gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Unternehmen sollten überprüfen, ob ihre Speicherlösungen den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen und regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen.
V. Rechte und Pflichten der Gesellschafter bei virtuellen Versammlungen
Die Aufrechterhaltung der Rechte und Pflichten der Gesellschafter bei virtuellen Versammlungen ist essentiell für die Integrität und Rechtskonformität der Beschlussfassung.
Gewährleistung der Teilhaberechte
Alle Gesellschafter müssen in der Lage sein, aktiv an virtuellen Versammlungen teilzunehmen. Dies umfasst das Recht, zu sprechen, Fragen zu stellen und abzustimmen. Um dies zu ermöglichen, muss die gewählte Plattform Funktionen wie eine Chat-Funktion, eine Handhebefunktion und eine stabile Audio-Video-Übertragung bieten.
Umgang mit technischen Störungen
Technische Probleme dürfen die Beschlussfähigkeit nicht beeinträchtigen. Unternehmen sollten daher Notfallpläne entwickeln, die klare Anweisungen enthalten, wie bei Ausfällen der Technik zu verfahren ist. Dazu könnte gehören, eine Pausierung der Sitzung, bis das Problem behoben ist, oder die Bereitstellung alternativer Kommunikationsmittel wie Telefonkonferenzen.
Regelungen für die Beschlussfähigkeit
Es muss klar definiert sein, wie die Beschlussfähigkeit in einer virtuellen Umgebung festgestellt wird. Die Satzung oder Geschäftsordnung sollte spezifische Regelungen enthalten, die festlegen, wie die Anwesenheit und Teilnahme gemessen und dokumentiert wird, um die Gültigkeit der Beschlüsse zu gewährleisten.
Rechtliche Gültigkeit der Beschlüsse
Für die rechtliche Anerkennung der in virtuellen Versammlungen gefassten Beschlüsse ist eine präzise Protokollierung erforderlich. Protokolle sollten alle Abstimmungsergebnisse und Diskussionspunkte enthalten und digital signiert sowie archiviert werden, um jederzeit eine Überprüfung zu ermöglichen.
VI. Anfechtungsrisiken bei virtuellen Gesellschafterversammlungen: Strategien für Rechtssicherheit
Virtuelle Gesellschafterversammlungen bieten viele Vorteile, doch sie bergen auch das Risiko von Anfechtungen. Diese können aus formalen Fehlern, technischen Schwierigkeiten oder unzureichenden Mitbestimmungsmöglichkeiten resultieren.
Sicherstellung formaler Korrektheit
Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist entscheidend, um Anfechtungen zu vermeiden. Dies umfasst die korrekte Einladung der Gesellschafter, die ordnungsgemäße Ankündigung der Tagesordnung und die Gewährleistung, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden.
Umgang mit technischen Problemen
Technische Probleme können die Mitbestimmung beeinträchtigen und Anfechtungen begründen. Unternehmen sollten daher in stabile und erprobte Technologien investieren und im Vorfeld der Versammlung ausführliche Tests durchführen. Ein technischer Support sollte während der Versammlung verfügbar sein, um Probleme sofort adressieren zu können.
Gewährleistung der Mitbestimmung
Es ist essentiell, dass alle Gesellschafter ihre Mitbestimmungsrechte vollumfänglich wahrnehmen können. Dies beinhaltet die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Diskussionen zu führen und an Abstimmungen teilzunehmen. Die Plattform sollte Interaktivität unterstützen und allen Teilnehmern eine gleichberechtigte Teilnahme ermöglichen.
Umfassende Dokumentation
Eine lückenlose Dokumentation aller Versammlungsvorgänge ist eine weitere wichtige Maßnahme zur Minimierung von Anfechtungsrisiken. Protokolle sollten alle wesentlichen Entscheidungen und Diskussionen detailliert festhalten und von einem neutralen Protokollführer verfasst werden.
Rechtliche Beratung
Die Konsultation mit einem erfahrenen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht kann präventiv wirken und dazu beitragen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der relevanten Unternehmensdokumente und -praktiken an die aktuelle Rechtslage ist empfehlenswert.
VII. Beispiel für eine umfassende Satzungsklausel zur rechtskonformen Durchführung virtueller Gesellschafterversammlungen für eine GmbH
Dieses Beispiel einer möglichen Satzungsklausel berücksichtigt wichtige gesetzliche Bestimmungen und praktische Aspekte:
§ [Nummer] Virtuelle Gesellschafterversammlung
(1) Gesellschafterversammlungen können als virtuelle Versammlungen ohne physische Präsenz der Gesellschafter durchgeführt werden. Die Entscheidung hierüber trifft der Geschäftsführer oder ein durch die Gesellschafter bestimmtes Organ.
(2) Die Einberufung der virtuellen Gesellschafterversammlung erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen und satzungsgemäßen Form- und Fristvorschriften. In der Einladung sind die technischen Voraussetzungen und der Ablauf der virtuellen Versammlung genau zu beschreiben. Zudem muss eine klare Anleitung zur Nutzung der technischen Plattform bereitgestellt werden.
(3) Für die Durchführung der virtuellen Gesellschafterversammlung wird eine technische Plattform genutzt, die folgenden Anforderungen genügen muss:
- Sicherstellung einer stabilen und sicheren Verbindung für alle Teilnehmer
- Möglichkeit der eindeutigen Authentifizierung und Identifikation jedes teilnehmenden Gesellschafters
- Gewährleistung der vollständigen und ungehinderten Ausübung der Gesellschafterrechte, insbesondere des Stimmrechts, des Rederechts und des Rechts auf Information
- Ermöglichung einer Protokollierung der Versammlung
(4) Jeder Gesellschafter ist berechtigt, von der Geschäftsführung eine Testmöglichkeit der verwendeten technischen Plattform vor der Versammlung zu verlangen. Die Geschäftsführung ist verpflichtet, mindestens sieben Tage vor der Versammlung eine solche Testmöglichkeit zu schaffen.
(5) Die Abstimmungen während der virtuellen Gesellschafterversammlung erfolgen elektronisch über die verwendete Plattform. Das Abstimmungsverfahren muss eine sofortige Auszählung der Stimmen und eine nachvollziehbare Dokumentation der Abstimmungsergebnisse sicherstellen.
(6) Das Protokoll der Versammlung wird durch den vom Versammlungsleiter bestimmten Protokollführer erstellt und muss alle wesentlichen Verfahrensabläufe und Beschlüsse enthalten. Das Protokoll ist den Gesellschaftern innerhalb einer angemessenen Frist in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
(7) Änderungen in den technischen Anforderungen oder im Verfahren zur Durchführung virtueller Versammlungen bedürfen einer Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung.
Rechtsberatung: Wie bei jeder rechtlichen Formulierung ist es unbedingt erforderlich, dieses Muster durch einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen rechtlichen Kriterien erfüllt und den Bedürfnissen der GmbH entspricht.
VIII. Checkliste für die Durchführung rechtssicherer virtueller Gesellschafterversammlungen
Diese Checkliste soll sicherstellen, dass alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt sind, um die Gültigkeit und Rechtskonformität der Versammlung zu gewährleisten:
Vor der Versammlung
1. Rechtliche Grundlagen prüfen
- Überprüfen Sie die gesetzlichen Vorschriften und die Satzung der Gesellschaft hinsichtlich der Zulässigkeit virtueller Versammlungen.
- Stellen Sie sicher, dass die Satzung virtuelle Versammlungen ausdrücklich erlaubt und entsprechende Regelungen enthält.
2. Technische Plattform auswählen
- Wählen Sie eine vertrauenswürdige und erprobte Plattform für Videokonferenzen, die den Datenschutzanforderungen entspricht (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex).
- Stellen Sie sicher, dass die Plattform Funktionen für Abstimmungen, Fragen und Diskussionen bietet.
3. Einladungen versenden
- Senden Sie alle Einladungen fristgerecht und gemäß den satzungsgemäßen Vorgaben.
- Fügen Sie detaillierte Anweisungen zur Teilnahme an der virtuellen Plattform hinzu, einschließlich technischer Anforderungen und Zugangscodes.
4. Technischen Support organisieren
- Stellen Sie sicher, dass ein technischer Support vor und während der Versammlung verfügbar ist.
- Planen Sie eine technische Generalprobe mit den Gesellschaftern, um technische Probleme vorab zu identifizieren und zu beheben.
5. Dokumentation vorbereiten
- Legen Sie fest, wer das Protokoll führt, und stellen Sie sicher, dass diese Person mit den Anforderungen an die Protokollführung vertraut ist.
- Bereiten Sie Vorlagen für Abstimmungsergebnisse und Teilnehmerlisten vor.
Während der Versammlung
6. Identifikation und Authentifizierung der Teilnehmer
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer ordnungsgemäß identifiziert und authentifiziert werden.
- Führen Sie eine elektronische Anwesenheitsliste, die während der Versammlung aktualisiert wird.
7. Beschlussfähigkeit sicherstellen
- Überprüfen Sie die Beschlussfähigkeit gemäß der Satzung und dokumentieren Sie diese im Protokoll.
8. Durchführung der Tagesordnung
- Leiten Sie die Versammlung nach der festgelegten Tagesordnung.
- Gewährleisten Sie, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu Wort zu melden und abzustimmen.
9. Abstimmungen durchführen
- Führen Sie Abstimmungen elektronisch durch und stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse sofort verfügbar und nachvollziehbar sind.
10. Protokollierung
- Protokollieren Sie alle wesentlichen Diskussionen, gestellten Fragen, Abstimmungen und Beschlüsse.
- Lassen Sie das Protokoll vom Versammlungsleiter und Protokollführer unterschreiben.
Nach der Versammlung
11. Dokumente archivieren
- Archivieren Sie das Protokoll und alle weiteren relevanten Dokumente sicher und gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
12. Ergebnisse kommunizieren
- Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Versammlung an alle Gesellschafter und relevante Stakeholder.
13. Feedback einholen
- Sammeln Sie Feedback der Teilnehmer zur Verbesserung zukünftiger virtueller Versammlungen.
Diese Checkliste stellt sicher, dass Ihre virtuellen Gesellschafterversammlungen nicht nur effizient und effektiv, sondern auch rechtlich abgesichert durchgeführt werden.
IX. Fehlerquellen
Bei der Durchführung virtueller Gesellschafterversammlungen in einer GmbH können verschiedene Fehler auftreten, die schwerwiegende rechtliche und praktische Folgen haben können. Die drei häufigsten und schwersten Fehler sind:
1. Mangelhafte Einhaltung der gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorschriften
Ein häufiger Fehler ist die Nichteinhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen, wie sie im § 48 GmbH-Gesetz festgelegt sind, sowie der Bestimmungen in der Satzung der Gesellschaft. Dazu gehören Fehler bei der Einberufung der Versammlung, der Ankündigung der Tagesordnung, der Fristsetzung und der technischen Vorbereitung, die alle genau geregelt sein müssen. Verstöße können dazu führen, dass gefasste Beschlüsse anfechtbar sind oder die Versammlung als ungültig angesehen wird.
2. Unzureichende technologische Infrastruktur und Unterstützung
Die Auswahl einer unzureichenden Plattform für Videokonferenzen, Probleme mit der Internetverbindung während der Versammlung oder ungenügende Sicherheitsmaßnahmen können erhebliche Störungen verursachen. Solche technischen Mängel können die Gesellschafter daran hindern, ihre Mitgliedsrechte vollständig auszuüben, was zu rechtlichen Beanstandungen und einer geringen Akzeptanz der Versammlungsergebnisse führen kann.
3. Unzureichende Dokumentation und Protokollierung
Eine fehlerhafte oder lückenhafte Protokollierung der Versammlung kann die Rechtssicherheit der gefassten Beschlüsse gefährden. Das Protokoll muss alle wesentlichen Verfahrensabläufe, Diskussionen, gestellten Fragen und Abstimmungsergebnisse detailliert festhalten. Mängel in der Protokollierung können die Nachprüfbarkeit und somit die Rechtsgültigkeit der Beschlüsse in Frage stellen.
Diese Fehlerquellen zu vermeiden erfordert sorgfältige Planung, den Einsatz geeigneter Technologien und eine präzise Ausführung aller Versammlungsprozesse, um die Effizienz, Teilnehmerzufriedenheit und Rechtskonformität der virtuellen Gesellschafterversammlungen sicherzustellen.
X. Fazit
Virtuelle Gesellschafterversammlungen haben sich als effizientes Mittel zur Steigerung der Teilnehmerzahlen und zur Flexibilisierung der Unternehmensführung etabliert. Sie bieten zahlreiche Vorteile, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung und die strikte Einhaltung rechtlicher Vorgaben, um die Rechtssicherheit jeder getroffenen Entscheidung zu gewährleisten.
Schlüsselelemente für den Erfolg
- Gründliche Vorbereitung: Die sorgfältige Planung der Versammlung, einschließlich der Auswahl einer geeigneten Plattform und der fristgerechten Versendung aller relevanten Informationen an die Gesellschafter, ist entscheidend.
- Technologische Zuverlässigkeit: Die Auswahl einer robusten und benutzerfreundlichen Technologie ist fundamental, um eine reibungslose Durchführung zu garantieren und alle technischen Hürden zu minimieren.
- Rechtliche Compliance: Die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, wie sie im GmbH-Gesetz und in der Satzung der Gesellschaft verankert sind, sichert die Gültigkeit der Beschlüsse.
- Interaktive Elemente: Die Integration von interaktiven Funktionen, die es den Teilnehmern ermöglichen, aktiv an Diskussionen teilzunehmen und ihre Stimmen effektiv abzugeben, steigert das Engagement und die Zufriedenheit der Gesellschafter.
- Protokollierung und Dokumentation: Eine detaillierte und akkurate Protokollierung der Beschlüsse und Diskussionen ist unerlässlich, um die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Überprüfbarkeit zu gewährleisten.
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